De transportkosten van informatie ° 21 sep 06
Door Maarten van Welsem | Alle berichten van Maarten
Uitbesteding of outsourcing van activiteiten is momenteel een veel voorkomend fenomeen. Het verplaatsen van activiteiten van het ene land naar het andere land wordt in de regel ‘offshoring’ genoemd. Bij veel internationaal opererende bedrijven wordt hierbij zowel gebruik gemaakt van landen, die meer in de nabijheid liggen (bijvoorbeeld Oost-Europa; in dit geval wordt van nearshoring gesproken) als van landen op andere continenten als Azië.
Hieronder wil ik graag ingaan op de vraag wanneer het interessant is om tot offshoring over te gaan. Hierbij wil ik met name ingaan op de ‘transportkosten van informatie’. Wanneer bedrijven de afweging maken om tot offshoring over te gaan wordt in veel gevallen met name gekeken naar operationele kosten, die gepaard gaan met arbeid en met transport van de producten en diensten. De producten/diensten worden immers niet meer lokaal/regionaal gemaakt en dit brengt extra transportkosten met zich mee voordat de producten/diensten de klant bereiken. Het is echter ook belangrijk om de transportkosten van informatie mee te nemen in deze afweging.
Onder de transportkosten van informatie kan hier worden verstaan: ‘de kosten die ontstaan doordat informatie een bepaalde fysieke afstand dient te overbruggen’. In eerste instantie lijkt het wellicht een beetje vreemd om hierover te spreken terwijl we weten dat de hele wereld met elkaar kan communiceren met de modernste communicatiemiddelen. Toch is de stelling hier dat informatie aan waarde inboet (minder krachtig overkomt) als de afstand die de informatie dient te overbruggen groter wordt. Dit zal ik met een aantal voorbeelden proberen toe te lichten.
In de eerste plaats heeft een boodschap waarbij de zender fysiek aanwezig is een veel grotere impact dan wanneer dit niet het geval is. Directe, face-to-face communicatie blijft het meest effectief om commitment te verwerven bij degene voor wie de opdracht bedoeld is. Het blijft gewoon heel anders om iets direct mondeling te ontvangen als via de e-mail. Dit principe wordt alleen meer versterkt als de zender ook nog (grotendeels) onbekend is bij de ontvangers van de boodschap. Niet voor niets worden zaken nog vaak gedaan bij een diner in een goed restaurant en dit gaat dan echt niet via de e-mail.
Daarnaast zijn in veel gevallen de effecten minder zichtbaar van het bijvoorbeeld minder goed uitvoeren van de activiteiten voor degenen aan wie de activiteiten zijn uitbesteed. Bij een bedrijf in Europa met een uitbestede productievestiging in Azië worden de productiemedewerkers in Azië niet direct geconfronteerd met de lege schappen in de winkels in Europa als er een productiefout is gemaakt. Het is bekend dat mensen vaak pas echt in actie komen als ze er persoonlijk door geraakt worden. Denk hierbij aan het ‘Not-in-my-backyard’ syndroom, waarbij mensen het er in principe mee eens zijn dat de verbindingswegen tussen bepaalde plaatsen verbeterd dienen te worden, maar dat ze het er minder mee eens zijn dat de snelweg via hun achtertuin moet lopen.
Verder kan als belangrijk aspect de moeilijkheid van het overbrengen van de zachte kennis (‘tacit knowledge’) genoemd worden. Veel kennis is niet zwart-wit en is moeilijk te omschrijven. Dit betekent dat het gevaar ontstaat bij communicatie op afstand dat er informatie c.q. kennis verloren gaat (Sterker nog: niet alle informatie is op afstand overdraagbaar). Dit manco zal zich met name uiten als er zich problemen voordoen. Op dat moment is het niet mogelijk om exact alle opties vooraf te definiëren voor de partij waaraan wordt uitbesteed en zal ook veel afhangen van de kennis en inventiviteit van de partij zelf.
In het verlengde hiervan is het omgekeerd het geval dat de creativiteit bij de partij waaraan uitbesteed wordt niet volledig kan worden benut. Er dienen zeer strikte opdrachten gegeven te worden door de partij, die uitbesteedt. Deze scherpe en uitgebreide specificatie kost bovendien veel extra tijd. Neem bijvoorbeeld de specificatie van functionaliteit voor een maatwerk automatiseringssysteem dat op afstand ontwikkeld wordt. De voorbereidende specificatiefase zal veel extra tijd in beslag nemen ten opzichte van de situatie waarin dicht bij huis wordt ontwikkeld. Als laatste kan ook nog taal genoemd worden. Als twee mensen met elkaar communiceren waarbij beide mensen niet in hun moedertaal spreken dan gaan er automatisch nuances verloren. Indien de taal slecht beheerst wordt dan zal dit automatisch niet meer alleen over nuances gaan. Dit vormt natuurlijk ook een risico binnen de communicatie. Wil het bovenstaande zeggen dat offshoring niet interessant is voor bedrijven? Nee natuurlijk niet, maar wat het echter wel wil zeggen is dat de kosten van offshoring anders bekeken dienen te worden. Dientengevolge dient ook de afweging om wel of niet te tot offshoring over te gaan anders genomen te worden. Normaal gesproken zou je kunnen zeggen dat het efficiënt is om te offshoren als de kosten van arbeid en transportkosten producten lager zijn dan de kosten van deze componenten zonder offshoring. Door de introductie van de component ‘Transportkosten van informatie’ kan de beslissing er anders uit gaan zien. Dit betekent ook dat er een substantieel verschil moet zitten tussen de loonkosten in het land dat uitbesteedt en het land waaraan uitbesteed wordt, om deze transportkosten van informatie te compenseren. Logischerwijs komt het erop neer dat sommige activiteiten nooit uitbesteed kunnen worden.
Voor de business case die in de regel ten grondslag ligt aan uitbestedingsbeslissing zal de component ‘transportkosten van informatie’ opgenomen dienen te worden. Dit kan gedaan worden als een aparte post of het kan geschaard worden onder de management kosten voor de uitbesteding. Er dient overigens opgemerkt te worden dat bijvoorbeeld het vergroten van de managementcapaciteit slechts een (klein) gedeelte van de oplossing kan zijn, maar duidelijk een afnemende meeropbrengst heeft. De berekening van de hoogte van de kosten zal in eerste instantie moeilijk zijn. Richtinggevend bij de vaststelling van deze kosten kan de afstand zijn waarover de communicatie dient plaats te vinden. De transportkosten van informatie voor nearshoring zullen normaal gesproken lager zijn dan voor offshoring naar een ander continent. Daarnaast kan onder meer het aantal mensen dat in de communicatie is betrokken, worden meegenomen in de berekening.
Al met al zijn de ‘transportkosten van informatie’ een factor om niet te vergeten!
Popularity: 2% [?]
Loading ...