Hoe gebruik ik Six Sigma in mijn financiële afdeling? ° 23 sep 08
Door Paul Broersen | Alle berichten van Paul
De tijd dat een financiële afdeling er alleen was om maandelijks de cijfers te produceren ligt achter ons. Deze afdelingen zorgen nu voor een groot deel van de informatieve stromen in bedrijven. Daardoor zijn ze een stuk complexer en ingewikkelder geworden, en soms ook logger en inflexibeler. De vraag is of de rapportages en rapportageprocessen nog wel aansluiten bij de wensen van de klant (de gebruikers van de rapporten). Een manier om dit te verbeteren is het kijken naar rapporten vanuit een logistiek oogpunt. Dan komt een aantal containerbegrippen aanzetten: Six Sigma, bottleneck-identificatie en Lean. Sinds Motorola in 1987 met Six Sigma begon, hebben veel organisaties het overgenomen. Doelstelling is het verhogen van de de voorspelbaarheid van de rapportages: elke processtap heeft slechts een kleine afwijking van het gemiddelde. Invoeren gebeurt in vijf stappen: define, measure, analyse, improve en control.
1. Define
- Definieer karakteristieken die de gebruikers van de rapportages als essentieel bestempelen
- Definieer het verschil tussen de huidige en gewenste rapportages
- Definieer het doel om één of meer verschillen op te lossen
- Definieer ‘high level’ processtappen.
2. Measure
- Maak een heldere definitie van de ‘defects’ in de rapportages
- Verzamel data van vroegere en huidige rapportages en vergelijk deze met de projectdoelen
- Selecteer, definieer en meet de factoren die het proces beïnvloeden
3. Analyze
- Stel het huidige rapportageproces gedetailleerd samen
- Analyseer het rapportageproces en zoek naar stappen die geëlimineerd, versimpeld of gestandaardiseerd kunnen worden
- Analyseer waarom deze stappen nog niet geëlimineerd zijn
- Stel vast waar het rapportageproces aan moet voldoen
4. Improve
- Stel een lijst vast van mogelijke oplossingen van de defects uit stap 2
- Schrap in de lijst tot je de meest nuttige en uitvoerbare oplossingen overhebt
- Maak een implementatieplan
5. Control
- Standariseer en documenteer de verbeteringen
- Ontwikkel een systeem waarin je de kwaliteit van de rapportages en de waarde voor gebruikers voortdurend meet
- Minimaliseer de kansen op fouten
Door deze stappen binnen de financiële afdeling te doorlopen kun je veel zaken gemakkelijker, sneller en consequenter uitvoeren. Ook worden de rapportages waarschijnlijk beter afgestemd op de gebruikers.
Popularity: 3% [?]
Loading ...