MBlog

Software selectie: Wat is de aanleiding? ° 13 mrt 09

Door Maarten van Welsem | Alle berichten van Maarten

In de meeste gevallen is er een direct aanwijsbare aanleiding voor een organisatie om over te gaan tot het selecteren van nieuwe software voor de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld ERP software of supply chain software).
Aanleidingen kunnen in verschillende categorieën worden onderverdeeld, te weten:

• Externe wijzigingen
• Interne wijzigingen
• Interne risicobeheersing

Hieronder worden de verschillende categorieën verder uitgewerkt, waarbij zal blijken dat deze niet los van elkaar gezien kunnen worden.

Externe wijzigingen

Een belangrijke motivatie voor het aanschaffen van nieuwe software kan een wijziging in externe factoren zijn, die niet door de organisatie zelf te beïnvloeden zijn. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan wetswijzigingen, die relatief snel van kracht worden. Deze wetswijzigingen kunnen nieuwe eisen aan de organisatie stellen, die met de huidige software zeer moeizaam in te vullen zijn. Daarnaast kunnen externe wijzigingen ook betrekking hebben op concurrenten. Concurrenten van de organisatie kunnen met nieuwe proposities komen onder meer variërend van een hogere kwaliteit tot kortere doorlooptijden tot nieuwe combinaties van producten. Deze vernieuwingen door concurrenten kunnen voor de organisatie de noodzaak duidelijk maken om ook te veranderen. Wanneer de bestaande software deze veranderingen tegenhoudt dan kan worden overgegaan tot het selecteren van nieuwe software. Hetzelfde geldt uiteraard als de organisatie niet aan de verwachtingen van klanten kan voldoen door beperkingen binnen de software.

Interne wijzigingen

Als de organisatie een nieuwe koers uitzet met een nieuw ambitieniveau dan kan dit ook leiden tot nieuwe eisen aan de software. Dit kan zich op verschillende manieren uiten waarbij in veel gevallen uiteindelijk opbrengsten en kosten de dragende pijlers zijn. Wanneer we als voorbeeld een organisatie nemen, die de omzet wil verhogen door de ‘klant beter te leren kennen’ en daardoor beter op de behoeften van de klant te kunnen inspelen. Deze organisatie zal behoefte hebben aan software waar gegevens met betrekking tot klanten breed kunnen worden opgeslagen en kunnen worden ontsloten. Terwijl een organisatie die graag de kosten wil verlagen gebaat is bij software die reeds zeer strak gedefinieerde processen in zich herbergt. Een organisatie, die meer omzet nastreeft door innovatie op basis van samenwerking met meerdere partners, heeft juist behoefte aan software die flexibel in te richten is en die eenvoudig te integreren is. Onder meer bij het laatste voorbeeld wordt duidelijk dat de categorieën van aanleidingen niet volledig afzonderlijk beschouwd kunnen worden aangezien de drang naar innovatie bijvoorbeeld ook ingegeven kan zijn door de druk van de concurrentie.

Interne risicobeheersing

De laatste categorie van aanleidingen kan worden samengevat onder de noemer interne risicobeheersing. Het belangrijkste element hierbij is het probleem van onderhoudbaarheid van de bestaande software. Wanneer de kennis van de bestaande software niet voldoende gewaarborgd kan worden dan vormt dit een direct risico voor de bedrijfsvoering. Dit is vaak een zwaarwegende reden om snel over te gaan tot het selecteren van nieuwe software. Ook hier blijkt weer dat de verschillende categorieën van aanleidingen niet afzonderlijk beschouwd kunnen worden. Het stopzetten van support door de leverancier van de bestaande software kan voor de organisatie juist de laatste zet zijn om over te gaan op nieuwe software. Een ander element in deze categorie kan zijn dat de kosten voor het beheren van de bestaande software onevenredig hoog dreigen te worden. Als voorbeelden kan hier gedacht worden aan een verhoogde kans op calamiteiten.

In dit artikel zijn de verschillende categorieën van aanleidingen verder uitgewerkt waarbij ook de samenhang tussen de categorieën is geschetst. In het volgende artikel zal worden ingegaan op het belang van deze aanleidingen voor het vervolg van het traject.

Popularity: 11% [?]

 Loading ...

1 Reactie